O mercado publicitário é um tanto competitivo e o capital investido no setor, muitas vezes, é escasso.

Diante dessa circunstância, gestores precisam entender como fazer suas agências serem mais produtivas sem aumentar significativamente seus custos.

Por isso nós, da iClips, reunimos sete passos que vão aumentar a produtividade de sua agência de publicidade. (Veja também: 7 Coisas que Você Precisa Mudar em sua Agência)

Implementar procedimentos a serem seguidos

Geralmente, o ambiente das agências de publicidade é baseado na flexibilidade. Esse contexto faz completamente sentido quando analisado o tipo de trabalho que essas empresas criativas oferecem: materiais inovadores.

Isso porque para um profissional desenvolver a originalidade inventiva é preciso que ele não se sinta pressionado em excesso. No entanto, é importante entender que flexibilidade não é desorganização.

A linha entre esses dois termos, na prática, é tênue.

Ao passo que você deixa seus colaboradores chegarem nos horários que mais lhes agradam e mais lhes motivam a criar, por exemplo, sua agência vai gradativamente perdendo o padrão de funcionamento e enfrentando dificuldades em respeitar os prazos estipulados, atender os clientes quando necessitam, acompanhar o horário de funcionamento de seus parceiros – desde fornecedores até clientes – entre outras.

Para possibilitar que a sua agência enfrente esses obstáculos sem perder a essência de seu negócio e sem comprometer seus objetivos, é preciso que se padronize e documente como e quando seus colaboradores devem agir diante cada tipo de situação. (Veja também: Como Gerenciar Processos em sua Agência?)

Por exemplo, pensando no departamento de atendimento e em uma agência que tenha como estrutura uma dupla de atendimento para as contas, é preciso criar um procedimento padrão para faltas e atrasos de modo que em nenhum momento o cliente fique sem recurso quando precisar do apoio desses profissionais.

Ou seja, é preciso criar um procedimento o qual documente que um profissional apenas pode solicitar sua folga quando o outro o cobrir e vice-versa.

Mas, claramente, implementar procedimentos não significa focar no setor de atendimento mas, também, no de criação – aliás, acredito que para este é o que mais deve se criar processos – financeiro, mídias digitais e todos os demais setores. Ficou com dúvida em como criar processos? Clique aqui!

Não vender o que a agência não está preparada para produzir

A concorrência do setor publicitário é densa e o retorno financeiro e o capital investido na área é baixo se comparados à disputa.

Por isso, de forma geral, as agências de publicidade ficam “desesperadas” por todos os tipos de serviços que aparecem.

Ou seja, elas podem nunca ter gerenciado um evento, mas se surgir uma oportunidade de o fazer, ela dará um jeito, mesmo que sem experiência e sem um planejamento eficaz.

A questão é que essa atitude não é adequada para o crescimento da agência. Isso porque podem surgir situações em que os profissionais da empresa criativa não estão preparados para lidar. Afinal, a experiência e conhecimento contam muito!

Diante desse contexto, é preciso se planejar. Não estou dizendo que se você enxergar uma oportunidade não pode abraçá-la. Estamos indicando que você deve se planejar antes de aproveitá-la. Senão, você corre o risco de ainda queimar a marca de sua empresa.

Dessa forma, planeje os serviços que você quer oferecer ao mercado e estruture sua empresa para oferecê-los da melhor forma possível e com alta qualidade. Se você quer oferecer serviços digitais, não desloque seu atendimento publicitário, que nunca criou uma fanpage, para produzir conteúdo.

Mas capacite-o até estar pronto para desempenhar essa função ou, se estiver com pressa, contrate um outro profissional qualificado. Se quer oferecer a produção de eventos, não diga “sim” ao seu cliente quando nem sabe mesmo se conseguirá dar conta do que prometeu e entregar o esperado.

Mas, se enxergar alguma oportunidade de mercado em que você não está inserido, planeje-se para mergulhar na ocasião.

Entender que não existe “a arte perfeita”, e sim “a arte que dá resultado para o cliente”

É muito comum se deparar com gestores de agência solicitando alteração em arte mesmo quando o cliente já aprovou a peça – se isso não acontece em sua empresa, estamos orgulhosos de você!

Outra situação comum é o criativo, que tem todo o zelo por sua criação como se fosse o pai de um filho – faz, refaz, altera e finaliza eternamente detalhes de uma peça até que suas horas laborais diárias se encerrem.

Outras dezenas de situações semelhantes se repetem na rotina das agências por todo o setor publicitário. Porém, pensando na lucratividade e na saúde da empresa, é preciso tomar cuidado com essas atitudes.

O custo de produção das agências tem origem na produção, obviamente. Isso significa que se um colaborador que tem um salário de R$1500/mensais aplica cinco horas de seu dia em uma peça, ela está custando, só analisando o departamento de criação, R$31 aproximadamente.

Ou seja, se forem produzidos dez Jobs por mês, em que cada um consome cinco horas de produção, o fee mensal não pode ser menor que R$300.

E isso, nós nem estamos considerando os custos dos demais departamentos – como atendimento, financeiro, etc – e para manter a empresa – como água, luz, etc. Ademais, também estamos considerando um valor de salário razoável.

Com uma quantidade elevada de alterações, o custo dos Jobs se alargam, o que pode resultar em prejuízo para a agência.

Normalmente, os próprios clientes já solicitam muitas mudanças na arte, o que já é uma questão que prejudica a situação da agência. Você, como gestor, não precisa intensificar ainda mais essa situação.

Um outro ponto é que no mercado o que importa é o resultado. Lembre-se que o seu cliente está investindo em sua agência para conquistar resultados, sejam eles quais forem, e não para impulsionar você e sua empresa a ganhar prêmios.

Logo, foque em peças que atinjam os objetivos de sua conta. E não que fiquem “bonitinhas”. (Veja também: Por que Otimizar o Tráfego de sua Agência de Publicidade?)

Padronizar os serviços de forma a otimizar a produção

Sua agência tem ótimos criativos, o atendimento é fenomenal e todos os clientes elogiam, você é uma das melhores de sua região e com certeza ótimas contas. Porém, existem furos, gargalos que comprometem a produção de sua agência.

Situações como “o atendimento não ficou sabendo que o designer deu saída na peça”, “design não entendeu o briefing ou o considerou ineficiente para a pautar a produção de um job” e “no planejamento, a peça demoraria 10 dias para ficar completamente pronta e ser veiculada mas o prazo foi estourado” ocorre com mais frequência do que o ideal.

Essas circunstâncias se tornam possíveis porque os departamentos não estão alinhados de forma eficaz. Não há processos implementados, ou há e não são praticados de forma eficiente, na rotina da empresa, o que resulta em profissionais completamente perdidos.

Por isso, é imprescindível contratar um software para gerenciar e integrar a agência como um todo. No mercado existem das mais variadas opções. Documente as suas necessidades e comece a buscar as opções que melhores se encaixam.

Implemente um sistema integrado para otimizar o fluxo de trabalho de sua agência e não perda informações “no meio do caminho”.

Treinar os colaboradores para que otimizem suas jornadas de trabalho

Profissionais especializados de forma geral são mais produtivos. Um colaborador que trabalha apenas com redação se torna especializado na prática e realiza seu trabalho com maior rapidez.

Isso significa que ao invés de um colaborador realizar diversas funções simultaneamente, talvez seja ideal contratar profissionais especializados e capacitados para produzirem mais rapidamente.

Enfatizar o horário de trabalho dos colaboradores

Um ponto crucial que pode atrapalhar as agências de publicidade é a questão do horário de trabalho. Como foi citado anteriormente, as empresas criativas oferecem, de forma geral, a flexibilidade de horário de seus colaboradores.

No entanto, além dos pontos comentados nos tópicos acima, existe uma situação que compromete toda a produtividade da agência: o cumprimento da carga-horária.

Com a flexibilidade de horário, a dificuldade de mensurar se o profissional está cumprindo as horas combinadas aparece.

Dessa forma, brechas para o não cumprimento da carga horária começam a ser aproveitadas por alguns colaboradores, muitas vezes nem por maldade, mas por falta de organização mesmo!

Quando a situação se desenrola ainda mais, o gestor percebe que, apesar de estar investindo em oito horas diárias de um profissional qualificado, está recebendo apenas seis. O que prejudica completamente a produção das peças.

De forma geral, os gestores costumam, quando deparados a essa situação, contratar novos colaboradores.

Porém, a melhor solução seria enfatizar o horário de trabalho dos funcionários fazendo-os cumprirem o combinado, produzirem o necessário e não aumentar os custos. Isso não significa ser “um mal gestor”. Isso significa receber pelo que está pagando.

Produzir um organograma com alguma hierarquia, mesmo que flexível

A hierarquia dentro de uma agência quase não existe. Pelo menos não de forma muito clara, exceto sobre “contratados” e “estagiários”. Essa situação pode acarretar em uma situação: ninguém se torna total responsável por nada.

Além disso, a distribuição de tarefas se torna ineficiente. Colaboradores se tornam resistentes e não aceitam demandas de pessoas “iguais a ele”. É o comum “Quem ele pensa que é mandando o que eu tenho que fazer?”.

Para impossibilitar essas circunstâncias é crucial que exista um organograma que seja respeitado. Mesmo que flexível e humanizado, é preciso ter.

E agora?

Com tanta competição por contas entre as agências, aumentar a produtividade não é mais um diferencial e, sim, uma questão de sobrevivência.

Diante disso, anote os sete passos explicados acima e repense o fluxo de trabalho de sua agência de publicidade. Se precisar, busque por maiores informações para profissionalizar os seus processos e gestão.

*Conteúdo produzido Maria Eduarda Paschoal, Analista de Marketing do iClips

Maria Eduarda Paschoal 

Formada em Publicidade e Propaganda, trabalhou em agências de publicidade desde o primeiro período de sua faculdade. Sua brincadeira de criança era criar conteúdos para seus flogs e blogs. Foi apaixonada pelo “Flogão” quando criança mas hoje é seduzida constantemente pelo tal do Inbound Marketing.