Você quer expressar a credibilidade da sua marca e impressionar seu cliente por meio do seu email profissional?

A assinatura de email pode ser considerada como um cartão de visitas digital. Ela imprime a seriedade da sua marca, principalmente do seu comprometimento ao construir uma comunicação sólida com clientes, parceiros e novos contatos.

Por mais simples que pareça, a criação de uma assinatura de email envolve diversos detalhes que podem te ajudar a expressar a sua mensagem da melhor forma possível.

A comunicação é uma ferramenta mais do que essencial em qualquer tipo de negócio. Seja uma conversa entre funcionários ou uma nova mensagem de um parceiro importante, não há como chegar ao sucesso sem construir pontes de interlocução claras e objetivos.

Leia também “O Guia do Empreendedor” para manter a equipe alinhada e construir uma comunicação unificada.

A assinatura de email é uma pequena, porém efetiva técnica que pode transformar a forma como o diálogo é utilizado na sua empresa.

Preparei esse post com todas as dicas mais importantes que você precisa para criar uma assinatura de email que esteja em harmonia com a identidade visual e missão da sua organização.

Neste post você lerá sobre:

O que é uma assinatura de email;
O que deve conter em uma assinatura de email;
Ferramentas para criar a assinatura de email ideal;
Como adicionar a assinatura ao email;
Dicas para aumentar a conversão do seu email.

Continue a leitura para construir a assinatura perfeita para você! Não esqueça de deixar seu comentário com dúvidas, opiniões ou sugestões. É sempre um prazer pode ajudar você!

Boa leitura!

O Que é Uma Assinatura de Email

A assinatura de email é uma mensagem personalizada que fica fixada no final do corpo de todos os seus emails. É uma forma de anexar os seus dados mais importantes em todas as mensagens, sem precisar em compartilhar seus contatos separadamente.

Para personalizar a sua assinatura, você pode incluir além de apenas dados e textos. As imagens exercem um papel importante de dar identidade à sua assinatura. Você pode incluir o logotipo da sua empresa, um design personalizado ou até mesmo uma foto digitalizada da sua assinatura manual.

Um email assinado não auxilia apenas quem representa uma grande marca. Você pode ser um autônomo e ainda utilizar essa ferramenta para transmitir mais credibilidade e comprometimento para seus possíveis clientes e parceiros. É uma técnica que te ajuda a construir uma imagem séria no mercado.

A ferramenta pode ser utilizada em diversos serviços como o Outlook, Gmail, Yahoo, etc. Então, não há desculpas para seguir a comunicação da sua empresa sem construir uma assinatura que inspire a missão da sua marca ao destinatário.

Importância de Adicionar uma Assinatura de Email Profissional Nos Seus Contatos

Como eu disse anteriormente, não há explicação mais clara do que é uma assinatura de email do que compará-la a um cartão de visitas. E me responda essa pergunta: você entraria em contato com alguém que entregasse um cartão desorganizado, poluído visualmente ou com informações irrelevantes para você? Creio que não.

Assim como um cartão de visitas, a assinatura de email é um dos fatores que constrói a primeira impressão que o público cria sobre você e sua marca. Uma mensagem que entrega exatamente o que o cliente busca e que reforça a sua identidade visual, tem tudo para fortalecer a confiabilidade do seu negócio no mercado.

A imagem que você pode incluir na sua assinatura, por exemplo, pode ajudar a imprimir a face da sua organização na mente do cliente. Quanto mais fiel ao design visual da sua marca, mais chances existem da sua assinatura de email se transformar em um agente de divulgação e confirmação da reputação da sua empresa.

Além de transmitir a imagem da sua marca, a assinatura também pode se transformar em uma estratégia de marketing extremamente poderosa.

Não esqueça de que textos e links também fazem parte da sua mensagem, sendo assim, você incluir informações relevantes ao cliente, mas que também o tragam para o seu produto ou serviço. Você pode divulgar eventos e campanhas para um grupo selecionado de contatos, de uma forma mais íntima e exclusiva.

Não tenha medo de adaptar a sua assinatura de email á diferentes ocasiões e perfis de contatos. Ela é uma ferramenta versátil que está presente para te ajudar, se você souber tirar o melhor dela.

O Que Deve Conter em Sua Assinatura de Email Profissional

Eu já expliquei que uma assinatura digital pode ser composta de diversos elementos visuais e formatos de texto, mas é preciso usá-los ao seu favor!

Não adianta se empolgar demais nos instrumentos e acabar passando uma imagem que não condiz com a essência da sua empresa.

Para criar a assinatura perfeita, é preciso ter em mente as informações que serão úteis ao seu destinatário e que tipo de imagem pode impressioná-lo. Leia as 9 dicas a seguir para montar uma assinatura que esteja à altura da sua marca.

#1 Tamanho Ideal Para Uma Assinatura de Email Profissional

Quando falamos sobre uma assinatura manual, não imaginamos um texto de diversas páginas, não é? O mesmo deve se aplicar à sua assinatura de email.

Coloque apenas os contatos essenciais no corpo da mensagem. Se optar por divulgar um evento ou inserir um Call To Action também mantenha as informações breves e objetivas.

Limite sua assinatura até 3 ou 4 linhas

A ideia é que você mostre ao cliente as informações sobre você que ele ainda não conhece e que podem despertar a curiosidade dele, ao mesmo tempo em que você se apresenta como uma pessoa confiável e com credibilidade suficiente para trazer as respostas que ele precisa.

Se você o bombardeia com um excesso de informações, é provável que ele enxergue a sua assinatura como algo bagunçado e perca o interesse de acessar qualquer um dos links.

Parece complexo? Sim, mas só parece! Para não correr o risco de passar a ideia errada e afastar o seu cliente, você só vai precisar incluir os seguintes dados:

Seu nome;
Sua função e/ou o nome da sua empresa (de preferência com um link para o site da marca);
Telefone para contato;
Redes sociais.

Depois de determinar as informações essenciais, você pode começar a personalizar a sua assinatura e deixá-la com o rosto da sua empresa.

#2 Inclua Imagens / Fotos / Logos

Em uma era onde a informação precisa ser cada vez mais curta e objetiva para chamar a atenção do público, o uso das imagens é uma ótima ferramenta para atrair o olhar do visitante e marcar sua memória.

Entretanto, é preciso escolher o tipo de imagem certa para passar a mensagem que você deseja! Psicólogos descobriram que as pessoas costumam reter a lembrança de imagens com cores vivas e que incluem rostos.

Isso mesmo! É muito mais provável que o seu cliente se recorde de um sorriso simpático ou olhar confiante em cores vivas e realistas do que a imagem de um belo campo em tons de cinza.

Dê preferência para uma foto sua para se destacar e, se estiver representando uma empresa, opte pela versão colorida do logotipo que compõe sua identidade visual.

#3 Escolha bem a Fonte a Ser Utilizada

Com absoluta certeza você já ouviu falar que “menos é mais”, certo? O segredo para construir uma assinatura de email sofisticada e objetiva é simplesmente não inventar demais.

É importante também não variar muito nas diferenças de tamanho entre as fontes. A assinatura precisa ser breve e uniforme, caso algo precise ser destacado, é melhor optar pelo uso do negrito ou alguma cor sóbria que faça parte da identidade visual para cumprir tal tarefa.

Dê preferência para fontes legíveis e visualmente simples, deixe de lado todas aquelas que imitam a letra de mão ou abusam dos caracteres especiais.

As informações são breves, então precisam estar disponibilizadas da melhor forma possível para chamar a atenção, de forma positiva, do seu cliente.

#4 Use Bem as Cores

Como percebemos anteriormente, cores vivas tendem a chamar a atenção do público mais frequentemente do que tons sóbrios. Então é essencial que você adicione um toque de cor à sua assinatura, na medida certa.

Opte pelas cores que fazem parte da identidade visual da sua marca. Porém, se elas atrapalham a legibilidade do texto, procure adaptá-las para que sua assinatura não fique poluída.

Não exagere na hora de aplicar a cor, ela não deve estar presente no texto inteiro, só em partes que merecem destaque como o seu cargo na empresa ou o nome da marca, etc. A maior parte da mensagem deve estar em cores neutras para que o colorido cumpra sua função de destaque.

Se você está desenvolvendo uma assinatura para seus funcionários, é importante manter um padrão. Por mais que eles possam fazer alterações nos dados e contatos, o visual deve se manter ao menos semelhantes no email de todos!

#5 Adicione Ícones de Social Media

As redes sociais passaram a exercer um papel imprescindível para as empresas, por isso elas não devem ficar de fora da sua assinatura!

É por meio delas que a sua relação com o cliente se torna mais próxima, ao mesmo tempo em que você consegue alcançar públicos maiores por meio de compartilhamentos e viralização.

Divulgar onde encontrar a sua marca em plataformas como Facebook, Instagram e Twitter é uma forma de mostrar ao visitante que você está presente em todos os lugares em que ele te procurar, sempre pronto para ajudar!

Importante: mesmo na assinatura de um funcionário, as redes sociais linkadas devem ser referentes à empresa. Ao menos que você seja o representante da sua marca e possua um perfil profissional, neste caso é indicado que os links levem à sua página.

Ah! A melhor forma de você incluir as redes sociais na sua assinatura de email de forma organizada e objetiva é utilizar os ícones de cada uma das plataformas mais relevantes. O público automaticamente as reconhece e já entende o que precisa ser feito, sem que muito espaço de texto seja ocupado na sua mensagem.

#6 Adicione um Call To Action

A função de um Call To Action é convidar o visitante a tomar uma ação fornecida por você, de forma que ambos os lados são beneficiados.

Por exemplo, você pode convidá-lo para conhecer mais sobre seu projeto ao baixar um ebook, visitar um evento, assinar uma newsletter, etc.

Este tipo de chamada pode ser incluída na sua assinatura de email para aumentar a taxa de conversão e/ou divulgar produtos e serviços da sua organização.

Lembre-se: um Call To Action consiste em uma chamada de texto simples e objetiva, por isso não se empolgue e mantenha a mensagem objetiva para não exceder o espaço de no máximo 4 linhas da sua assinatura.

#7 Certifique-se Que a Mensagem é Mobile Friendly

De acordo com o estudo Google User Barometer, os smartphones estão nas mãos de cerca de 62% do público. O que indica que boa parte dos usuários checam emails pelo próprio aparelho ao invés de utilizar o computador.

Sendo assim, é preciso garantir que a sua assinatura esteja legível em ambos formatos. A mensagem precisa se adaptar à diminuição para se encaixar na tela de um celular e também ao formato comum de uma tela de computador.

Tome muito cuidado para que as imagens utilizadas não fiquem distorcidas ou até mesmo tomem o lugar do texto durante essa transformação. É preciso fazer uma série de testes até garantir que sua assinatura fique perfeita em qualquer lugar que aparecer, e esse processo é indispensável!

#8 Faça Bom Uso dos Espaços em Branco

Como eu já te aconselhei anteriormente, o ideal é que você aposte no minimalismo e insira apenas o que é extremamente essencial na sua assinatura.

Caso você tenha inserido os seus dados e imagens e ainda sinta que falta algo para sua mensagem transparecer o que sua empresa é, invista em toques sutis para preencher esses espaços.

Talvez adicionar ícones para indicar as redes sociais e telefone para contato já cumpra a função de ilustrar e dinamizar a sua mensagem. Um Call To Action também pode quebrar a impressão robótica que é causada pela assinatura e trazer você para mais perto do cliente.

O importante é manter em mente que os exageros são seus grandes inimigos quando o assunto é assinatura de email. Neste caso, é melhor pecar pela falta do que pelo excesso, tenha atenção!

#9 Mantenha Simples

Um grande e elaborado design não é o que tornará a sua assinatura um sucesso. Na verdade, o mais indicado é que você utilize essa ferramenta com o máximo de objetividade que tiver.

Se puder usar cores, escolha uma ou duas que condizem com a identidade visual da sua marca e use-as com sabedoria. Caso queira incluir uma imagem, dê preferência para algo que destaque o seu rosto ou simplesmente aposte no logotipo da sua marca.

Pense muito antes de construir a sua assinatura e tenha as informações essenciais muito bem organizadas no seu material. É o primeiro passo para não adicionar texto demais e acabar estragando o visual da sua assinatura. Não esqueça: menos é mais!

Ferramentas Gratuitas Para Criação de Assinaturas de Email

Se mesmo depois de todas as dicas fundamentais que eu dei, você ainda não se sente confiante o suficiente para criar sua própria assinatura, existem plataformas online disponíveis para te ajudar nesta missão!

Confira 3 aplicativos que podem te auxiliar na criação da sua assinatura.

1. WiseStamp

A WiseStamp é um gerador de assinatura gratuito que se transforma em uma ferramenta para seu email.

O site oferece templates variados e espaços para inclusão de texto e dados que facilitam muito a criação da sua assinatura personalizada.

Depois de customizar a mensagem da forma que você preferir, é só instalar o plugin no seu navegador e o WiseStamp se encarrega de aplicar sua assinatura em todos os seus emails!

2. Newoldstamp

O Newoldstamp aposta em formatos mais clássicos e simples para a sua assinatura de email, contando com designs com um visual mais clássico e sério.

Ainda assim, você pode customizar as cores e fontes, adicionar imagens e também ícones para as redes sociais.

Diferente do WiseStamp, o Newoldstamp não pode ser utilizado como web app que aplica sua assinatura automaticamente. O site gera o código da sua criação e explica o que deve ser feito para implementar sua mensagem, de acordo com a plataforma que você usa.

3. htmlsig

Se você está procurando por uma assinatura que seja apenas simples e objetiva, então o htmlsig será o seu melhor amigo!

Sem muitas opções de personalização de design, o site possui o foco em adicionar seus dados mais importantes à mensagem da forma mais prática possível.

Assim como o Newoldstamp, htmlsig oferece apenas o código da sua assinatura personalizada para que você possa acrescentá-la ao seu email por meio das configurações.

Passo a Passo de Como Adicionar a Assinatura no Email

Agora que você já sabe exatamente o que precisa incluir na sua assinatura de email para melhorar seu sistema de comunicação e até recebeu dicas de onde fazer isso, chegou a hora de entender como incluir essa ferramenta ao seu email.

Não se preocupe! O processo é bem simples e, por mais que varie de uma plataforma para outra, não tem nenhum grande segredo. Confira abaixo as instruções para adicionar sua assinatura de email nos 2 sites mais famosos que oferecem esse serviço.

#1 Como Adicionar a Assinatura no Gmail

Entre no Gmail e logue na sua conta de email;
Vá até a área de Configurações do site;
Você encontrará um campo chamado Assinatura, ali você poderá criar e customizar a sua assinatura ou colar o código de uma mensagem que já tiver pronta. Lembre-se que assinatura pode conter até 10.000 caracteres.
Vá até o final da página e clique em Salvar Alterações. Daqui para frente, todos seus emails serão finalizados com sua própria assinatura!

#2 Como Adicionar a Assinatura no Outlook

Entre em Outlook e logue na sua conta;
Vá até ao ícone de pequena engrenagem no topo superior direito da tela para acessar a área de Configurações.
Você encontrará um campo chamado Opções e, dentro dele, um segmento chamado Layout. Ali, você chegará até a área de Assinatura de Email, onde você poderá criar e adaptar sua mensagem ou copiar o código de alguma que já esteja pronta.
Clique em Salvar ao final das suas alterações e tenha a sua assinatura única presente em todos seus emails!

#3 Como Criar Assinatura HTML

Não são muitos aqueles que realmente entendem de HTML, mas ele não é um monstro de sete cabeças e pode te ajudar muito na missão de criar uma assinatura completamente personalizada e única.

O HTML é uma das linguagens fundamentais da internet, é por meio dele que podemos desenvolver websites e transformar sistemas. E, por mais que seja repleto de códigos e informações, tudo o que você precisa para produzir código é uma ferramenta de texto simples, como o Bloco de Notas ou Notepad++!

O grande segredo para desenvolver um documento em HTML é compreender o papel das Tags e o que as mais importantes delas representam para a sua criação.

Entendendo as Tags

O HTML é basicamente guiado por marcações de elementos, estes destaques ajudam a identificar o tipo de informação que está na página e como ele será apresentado no layout final.

Os códigos responsáveis por essas marcações são chamados de Tags. Qualquer texto está sempre presente entre dois dessas Tags, uma que inicia a formatação e outra que encerra. Por exemplo, se você quer que o seu nome tenha um destaque maior na sua assinatura, você pode editá-lo como um título utilizando o seguinte código:

Escreva o seu título

Repare que a mesma Tag é utilizada no início e no final do elemento, com a diferença de um “/” que tem a função de encerrar a formatação naquele ponto do texto.

A utilização de Tags também pode te ajudar a conquistar um ranqueamento mais alto no Google, já que os buscadores leem estes códigos para descobrir se a palavra-chave buscada pelo visitante é um título, um subtítulo, um negrito, etc.

Entenda o que significam algumas das Tags mais utilizadas na criação de um código HTML.

: cabeçalho;
: corpo do texto;
: parágrafo simples;
: links;
: texto em negrito;
: texto em itálico;
: texto sublinhado;
: quebra de linha
: inclusão de imagem;
: destaque em fonte maior;
: destaque em fonte menor.

Essas são algumas das Tags mais utilizadas e conhecidas, mas há uma infinidade de opções que pode te ajudar a desenvolver uma assinatura que represente exatamente o que sua marca quer expressar. Não tenha medo de se arriscar e aprender com o HTML!

Dica Bônus Para Aumentar a Conversão do Seu Email

Além de ajudar a construir a credibilidade da sua empresa por meio da identidade visual e comprometimento com a comunicação, a assinatura de email também pode trazer o seu cliente até o seu site e fazer com que ele interaja com seu conteúdo ou produto mais efetivamente.

Já conversamos sobre incluir Call To Action e divulgar eventos e artigos interessantes na sua mensagem fixa e precisamos retornar para este tópico para que você possa compreender o potencial completo dessa ferramenta.

Por meio do email, você pode fazer um contato muito mais próximo com o seu cliente do que, por exemplo, por meio de um anúncio nas redes sociais. É possível que você especifique ainda mais o perfil do seu visitante com um funil de vendas.

O cliente que entra em contato com você por email já possui um determinado interesse no seu negócio e se deu ao trabalho de começar uma conversa para saber mais sobre você, é a melhor chance que você tem de mostrar a ele algo que ele está procurando ou que mal sabia que precisava antes de te conhecer.

Não Insira o Seu Email na Sua Assinatura

Na maioria das plataformas, o usuário pode simplesmente passar o mouse por cima do seu contato para ver seu endereço ou então clicar em Responder para entrar em contato com você. Sendo assim, qual é a necessidade de você informar seu email? Exatamente, nenhuma.

Já falamos que uma assinatura ideal não é muito longa, tendo entre 3 e 4 linhas no máximo. Adicionar o seu endereço de email à mensagem seria apenas desperdício de um espaço valioso, que poderia ser preenchido com informações sobre redes sociais ou até mesmo um Call To Action.

A não ser que o visitante tenha se comunicado com um email corporativo e precise ser redirecionado para um contato mais específico, dispense o email da sua assinatura e dê espaço para informações que realmente possam fazer a diferença!

Tente Utilizar o “Sent from my iPhone” no Final da Assinatura Para Aumentar a Conversão

Quando você envia emails pelo seu celular, a mensagem “Sent from” (“enviado pelo”, em português) fica automaticamente presente no final da mensagem, e isso não é uma coisa ruim!

Além de justificar eventuais erros de digitação que acontecem com mais frequência no smartphone do que no computador, a mensagem também pode ajudar a melhorar a imagem da sua marca.

Pesquisadores descobriram que mensagens mal escritas, porém marcadas com o “Sent from my iPhone” geram uma impressão melhor ao cliente do que um email mal escrito enviado pelo computador. O público parece compreender as dificuldades e eventuais erros que podem ocorrer ao mandar mensagens pelo celular.

Entretanto, a técnica não deve ser adotada em todos os seus emails só para justificar eventuais erros que podem acontecer. É uma ótima escolha para quando você está respondendo contatos na correria do cotidiano e não tem tempo para revisar cada ponto e vírgula.

Você também pode customizar a sua assinatura de email para celular. Veja alguns exemplos que podem te ajudar a ter uma ideia:

Enviado pelo meu celular então peço perdão por qualquer erro.
Enviado pelo meu celular, perdoe quaisquer erros e falta de profundidade.
Por favor, desconsidere os erros. Mensagem enviada pelo meu celular.

Assinaturas de Email Criativas

O segmento da sua empresa pode te dar mais ou menos liberdade para ousar ou manter o modelo clássico na sua assinatura. Entretanto, isso não pode se tornar desculpa para permitir que a sua marca congele no tempo!

Mesmo se você trabalha na área do direito, por exemplo, que requer extrema seriedade e credibilidade, você ainda pode encontrar meios de modernizar a sua assinatura e torná-la mais atrativa ao cliente por meio de chamadas diferentes, ícones para as redes sociais e talvez até uma foto mais sorridente e espontânea.

Lembre-se que o email é uma ferramenta que te leva muito mais perto do cliente e, ainda é um dos campos de contato confiável para o usuário, talvez ainda mais do que as redes sociais!

Conclusão

Agora que você já chegou até aqui, consegue compreender como até mesmo os pequenos detalhes podem fazer uma grande diferença na sua relação com o seu cliente?

A assinatura de email, por exemplo, é uma espécie de cartão de visita que não convida o cliente a te conhecer, porque ele já te conhece e está em contato com você! Ela precisa despertar a curiosidade do cliente para conhecer mais sobre você e a sua marca.

Além disso, uma assinatura bem estruturada é capaz de se transformar em um agente poderoso de divulgação da sua identidade visual. Por isso, é preciso desenvolvê-la com cuidado, tendo sempre a objetividade e simplicidade em primeiro lugar.

Leia também “O Melhor Guia de Conteúdo Visual” para compreender o poder da imagem para sua marca.

Não tenha medo de ir além e também utilizar a sua assinatura de email como um campo de divulgação de eventuais campanhas e eventos da sua marca. É preciso dar motivos para manter o interesse do cliente na sua empresa, e esse tipo de ação pode te ajudar nessa missão!

Ao mesmo tempo em que construir uma assinatura parece simples, também é um trabalho que conta com um estudo prévio da missão da marca e também da identidade visual.

Assinatura de Email: Passo a Passo Para Uma Assinatura Profissional

O Que é Uma Assinatura de Email

Importância de Adicionar uma Assinatura de Email Profissional Nos Seus Contatos

O Que Deve Conter em Sua Assinatura de Email Profissional