Gostaria de aprender a fazer um briefing impecável para gerar resultados incríveis? Então você está no lugar certo. Vou mostrar passo a passo o que é briefing, como fazer, modelo, e mais!
O briefing sempre esteve presente em qualquer ambiente de trabalho, talvez não com este nome.
Em agências de publicidade, o briefing também é chamado de PIT: Pedido Interno de Trabalho.
Ele é o resumo de uma tarefa que será realizada. Você pode fazer um briefing para você mesmo, mas o normal é ‘brifar’ outras pessoas.
Um briefing bem feito é a melhor forma de começar um projeto e ter sucesso.
Criar um briefing é muito fácil, se forem usadas as técnicas corretas.
Por isso, é tão importante ter um conhecimento prático e entender a importância dessa ferramenta. Neste artigo, serão abordados os seguintes assuntos:
- O Que é Briefing?
- Como Fazer um Briefing Completo do Zero
- Importância do Briefing Para Qualquer Projeto de Marketing
- Principais Benefícios da Estratégia
- Quais São os Itens Básicos Para Um Grande Briefing?
- Como usar sabiamente roteiros de briefing
- O Primeiro Contato: Reunião de Conexão
- Mas, como é um modelo de um briefing?
- Otimizando o Documento
Boa leitura!
O Que é Briefing?
O termo Briefing não tem uma tradução específica já que é uma palavra que vem sendo usada em sua forma original mesmo na língua portuguesa.
Porém podemos levar em conta o verbo inglês To Brief que significa Resumir.
Portanto, o briefing se trata de um resumo, um conjunto de ações e estratégias que são passadas para um grupo de pessoas para que certo problema possa ser resolvido.
O briefing é um elemento fundamental do planejamento!
Imagine a seguinte situação: você é o presidente de uma empresa e, em certo momento da história da empresa, os clientes começam a reclamar sobre um defeito específico em um produto. Ao saber disso você marca uma reunião de briefing, ou seja, mostra o panorama geral e possíveis estratégias para contornar o defeito.
Então, você pega essa lista de tarefas e passa para os setores determinados para que eles possam entrar em ação.
No briefing você mapeia o problema e faz sugestões de solução!
O briefing também pode ser uma série de instruções que o cliente passa para que você possa desenvolver o que ele deseja, que é basicamente o que ocorre no ambiente do marketing digital.
Briefing de Criação
O briefing de criação acontece toda vez que se inicia um processo criativo.
É uma tarefa complicada, pois muitas vezes, o cliente acha que quer uma coisa, mas na verdade ele precisa de outra completamente diferente.
Por isso, o atendimento publicitário precisa possui um alto nível de entendimento do seu cliente, problemas, mentalidade e necessidades.
Assim, o briefing em geral, é o resumo de um projeto, que contém as estratégias, contexto e os próximos passos para realizar certa ação ou resolver certo problema.
Por exemplo, eu tenho uma marca de sabão que precisa criar roteiros para um comercial. Logo, eu faço um briefing para o setor criativo da agência entender o problema e basear a sua solução dentro dos limites do briefing.
Este é um briefing de criação. Mas ele poderia ser um briefing de planejamento, tradução, revisão. Qualquer tarefa pode ser ‘brifada’.
Como fazer um briefing completo do zero
Agora que você já sabe o que é briefing, eu irei passar todos os itens que são primordiais para que seu briefing seja de sucesso.
Esses itens devem ser estudados a fundo e praticados para que eles possam estar cada vez melhores e mais trabalhados. Os itens são:
- Objetivos do Projeto
- Responsáveis
- Contexto da empresa
- Prioridade
- Orçamento
- Público-Alvo: Conheça a Sua Persona
- Pesquise o mercado
- Determine o Escopo do Seu Briefing
- Portfólio
- Estilos
- Objeções
- Resolução de problemas
- Concorrentes
- Prazos
- Preferências pessoais do cliente
- Informações adicionais
#1 – Objetivos do Projeto
Um alvo é sempre necessário.
Antes de começar qualquer projeto ou tomar qualquer atitude você precisa ter um objetivo.
Pergunte-se: por que estou fazendo isso? Onde quero chegar? (Ou pergunte ao seu cliente).
Se você começar algo sem antes definir um objetivo você pode correr o risco de se perder no meio do caminho e tomar atitudes que são prejudiciais ou simplesmente não são relacionadas com o resultado que você ou seu cliente desejam.
Planeje os Objetivos Principais
Um projeto não precisa necessariamente ter um objetivo apenas, você pode ter inúmeros objetivos.
Entretanto, existem objetivos mais importantes e mais urgentes que outros, obviamente.
Nesse caso, é válido que você faça uma checklist dos objetivos em ordem de importância, dessa maneira você pode alcançar os objetivos mais importantes primeiro e os secundários mais tarde.
É vital que você sempre tenha controle do que está fazendo e de quais atitudes deve tomar a seguir, e este é o papel do briefing, um guia para você não se perder em suas próprias ideias.
Utilize um Modelo
Cada empresa possui um modelo diferente de briefing com suas características peculiares.
Ou seja, a empresa constrói um modelo de briefing que melhor se adequa as suas necessidades.
Entretanto, existem alguns itens no briefing que são indispensáveis e devem constar em todos os tipos de modelos de briefing.
Alguns desses itens são: histórico, objetivo, problema a ser resolvido, público-alvo, entre outros.
Existe um blog chamado iclips que disponibiliza um modelo de briefing já pronto, totalmente gratuito.
Basta inserir os seus dados e fazer o download.
Considere Criar um Sumário
Um sumário também é um resumo!
Você com certeza já leu a sinopse de um filme ou livro, trata-se daquele pequeno resumo sobre a história que normalmente fica na parte de trás do DVD ou livro.
Este resumo pode ser considerado um sumário.
Mas você pode me perguntar: qual o sentido de fazer um resumo sendo que o briefing já é um resumo?
Vou explicar.
Quando um cliente apresentar um projeto para você, tente pegar o máximo de informações relevantes possíveis e fazer um resumo com elas.
Após fazer isso você, vai pegar os pontos mais importantes e cruciais deste resumo e a partir deste ponto criar o seu briefing.
Dessa maneira, o briefing terá os pontos indispensáveis e será enxuto e objetivo.
Existe um jeito simples e rápido de criar sumários no Microsoft Word. Para aprender, basta clicar aqui.
#2 – Responsáveis
Cite o nome dos responsáveis pelo projeto e os responsáveis por cada atividade que será feita.
Além do nome de cada responsável, é interessante também colocar os prazos em que cada atividade deverá ser entregue, logo ao lado do nome.
#3 – Contexto da Empresa
Pesquise sobre a empresa e sobre seus trabalhos anteriores. Estude a marca e como ela se porta no mercado. Quais foram os maiores acertos e erros?
Entender o contexto da empresa é uma garantida de que você vai seguir os padrões e ainda fará algo novo e eficiente.
#4 – Prioridade
Você deve ter em mente qual é a prioridade do projeto. Imagine que a equipe que receberá o pedido tem vários briefings. Saber qual tem urgência faz a diferença na entrega.
Além disso, existem sub-tarefas que possuem mais ou menos relevância. Liste quais são os pontos principais e coloque-os em ordem de importância.
Alguns tópicos também são mais urgentes que outros devido ao prazo, por isso você deve dar uma atenção especial para esses tópicos.
#5 – Orçamento
Todo projeto, por menor que seja, necessita de um orçamento para começar.
Esta questão envolve o briefing de criação e não o briefing como um todo.
Sempre que vamos criar alguma coisa precisamos de materiais, e esses materiais, em praticamente todos os casos, significam investimento.
É crucial que você saiba quanto o seu cliente está disposto a gastar antes de começar qualquer projeto.
Saber o montante disponível faz com que você tenha consciência de onde você pode ir com os recursos que estão a sua disposição.
Assim você não faz um trabalho exagerado sem ter o retorno necessário e nem faz um trabalho medíocre gastando dinheiro desnecessário.
Por isso, o meu conselho é: quando um cliente informar você sobre uma nova ideia de projeto, não seja rude de ir direto ao assunto “dinheiro”, mas não deixe de conversar sobre isso no diálogo inicial, antes do projeto começar.
Pode ter certeza que isso fará uma enorme diferença no planejamento do trabalho e no resultado final do produto.
#6 – Público-Alvo: Conheça a Sua Persona
Você deve conhecer o seu público-alvo, e isso é indiscutível!
A persona é uma representação de quem seu cliente é. Por exemplo, se você tem um site onde você vende todos os tipos de jogos de videogames possíveis, muito provavelmente, sua persona será um jovem entre doze e dezoito anos que gostam muito de jogar videogames.
Assim, você se aproxima do seu cliente e o conhece cada vez mais. Você deve fazer tudo direcionado nos interesses dele.
Saiba REALMENTE tudo o que puder sobre o produto e cliente
Você deve saber tudo que estiver ao seu alcance sobre o seu cliente e o produto que ele apresentar a você.
Se você conhecer profundamente o produto você poderá trabalhar em melhorias e saberá como administrar qualquer situação adversa que aparecer em seu caminho.
Cada cliente possui singularidades e, ao conhecê-las, você poderá explorá-las nos projetos.
Algumas perguntas são fundamentais e não devem ser esquecidas: Nome do cliente e/ou empresa; Nome do produto em questão; Qual será a utilidade do produto?; O que diferencia este produto de outros do mesmo segmento?; Quais são os pontos positivos e negativos deste produto?; Qual será a influência do produto na sociedade?; etc.
Conheça bem os consumidores em todos os sentidos
Algumas perguntas cruciais também devem ser feitas em relação aos consumidores: Quem são?; Qual a faixa etária?; Qual o lugar de compra do meu produto?; Qual a probabilidade de eles gostarem do produto final? E qual a probabilidade de eles não gostarem?; etc.
#7 – Pesquise o mercado
Você pode achar que tudo já foi feito no mercado.
Mas ao estudá-lo com atenção, com certeza perceberá que existem lacunas para serem preenchidas com boas ideias e projetos bem executados.
#8 – Determine o Escopo do Seu Briefing
O briefing precisa conter o escopo, é um item essencial.
O escopo de um projeto é o trabalho que terá de ser feito para alcançar o resultado desejado.
“Que tipo de ferramentas e conhecimentos eu precisarei para realizar este projeto? Quantas pessoas? Qual deve ser o perfil dessas pessoas?”
Essas são algumas perguntas que você deve fazer para você mesmo e para seu cliente para compor o seu escopo.
A partir do escopo de seu projeto você poderá trilhar uma estratégia de acordo com os recursos que são necessários e quais deles estão disponíveis.
#9 – Portfólio
Se o seu cliente já faz propaganda e marketing, estude o portfólio de materiais gráficos para entender o que já foi feito como logo, panfletos, site e etc.
Fazer um trabalho parecido com o publicado anterioramente, é meio caminho para a aprovação.
#10 – Objeções
Perguntar o que o cliente gosta é importante, mas perguntar o que ele não gosta é obrigatório!
Por isso, lembre-se de perguntar ao cliente quais são suas objeções e deixe-as explícitas no briefing.
Este é um ponto importantíssimo, já que seu projeto pode ser reprovado por conter uma objeção do cliente.
Não Deixe Suas Opiniões Influenciarem
Lembre-se: o produto não é seu!
Não é proibido dar suas opiniões ao cliente, mas não deixe-as influenciarem em sua execução.
Se você expor suas opiniões na conversa inicial e elas forem aceitas, sem problemas, entretanto, após o projeto ser acordado e as produções começarem, suas opiniões não devem influenciar mais e as necessidades e gostos do cliente devem ser cumpridos.
#11 – Concorrentes
Conhecer o seu público-alvo, seus consumidores, e o mercado que você trabalha é realmente muito importante, mas conhecer seus concorrentes é mais importante ainda.
Digo isso pois, conhecer seus concorrentes significa conhecer com quem você está lidando e o que você enfrentará ao iniciar aquele projeto.
Ao conhecê-los você poderá fazer um trabalho que supere as expectativas pois você já sabe o que eles estão fazendo, logo, você tem a oportunidade de fazer diferente e inovar.
#12 – Prazos
Prazo é o que orienta e move o andamento do projeto.
Coloque a deadline final e todos os outros prazos das atividades.
Por exemplo, você quer criar um blog e no dia de lançamento precisam ter cinco artigos já prontos e revisados.
Portanto, no briefing, coloque os prazos de cada artigo e qual será o prazo final, ou seja, a data de lançamento do blog.
Caso o seu cliente dê um prazo para terminar o projeto, a primeira coisa que você deve verificar é se o prazo que ele propôs é razoável e se o projeto consegue ser finalizado até lá.
Se não for possível terminar o projeto na data desejada, informe o cliente de imediato para ele tomar uma decisão. A verdade é sempre a melhor opção!
Requerimentos e cronograma
Além do briefing, é interessante criar um cronograma para que a ordem das atividades e os prazos fiquem mais claros.
Para isso, recomendo duas ferramentas.
A primeira delas é o Gantter, uma ferramenta disponível para ser usada e vinculada ao Google drive.
A ferramenta é gratuita durante 30 dias.
Nela você pode criar seus cronogramas com vários deadlines e dividir os assuntos principais em subtópicos. O gráfico fica realmente muito bonito e bem visual.
Você pode colocar todos os seus cronogramas na nuvem, o que torna a ferramenta muito útil e segura.
A segunda ferramenta é o Trello, uma ferramenta disponível na internet de uso gratuito.
Nele, você pode colocar as atividades divididas em dias e semanas, colocar os prazos, adicionar notas, etc.
O Trello também possui uma característica interessante onde você pode adicionar vários usuários para modificar o cronograma, possibilitando que os responsáveis pelo projeto possam adicionar novas ideias, marcar as etapas como finalizadas, etc.
#13 – Preferências pessoais do cliente
Aqui ficam algumas mudanças nas características do produto que não influenciam em sua qualidade.
Por exemplo, suponha que você fabrique copos para consumo em residências.
Quais são as características mais importantes que o cliente deve informar? O formato do copo e o material do qual ele será feito.
Então ele informa que o copo será no formato cilíndrico e que o material será plástico. Até aqui nada de novo.
Porém ele gosta muito da cor azul e pede que todos os copos sejam fabricados na cor azul. Esta é uma preferência pessoal, mas não influencia na qualidade do copo em si.
Talvez o cliente esteja limitando as vendas apenas para pessoas que gostam da cor azul, ainda assim é uma preferência pessoal dele.
#16 – Informações adicionais
Este item costuma ficar na parte final do briefing, normalmente é o último item.
As Informações Adicionais são todas aquelas informações que o cliente não julga ser tão importante, mas que ainda assim devem ser levadas em consideração.
Você já leu algum e-mail ou carta e logo após o texto viu algo escrito após “obs”? Lá estão as informações adicionais!
Importância do Briefing Para Qualquer Projeto de Marketing
Qualquer projeto necessita de planejamento, e é a partir do briefing que as ações e estratégias são realizadas.
O briefing também pode conter melhorias do projeto em questão, o que faz com que o projeto fique cada vez melhor, resolvendo problemas mais complexos. Cada cliente tem uma vontade diferente e um jeito único de trabalhar.
Com o briefing você pode conhecer e traçar uma estratégia exclusiva para aquele cliente, proporcionando uma proximidade e realizando seus desejos de maneira mais detalhada.
É nesta etapa onde podem surgir dúvidas e questionamentos que nem você e nem seu cliente tinham feito antes, o que ajuda a entender melhor o projeto e realizá-lo de forma completa.
Principais Benefícios da Estratégia
Organização
Como já citei no começo do texto, o briefing se trata de um resumo de um projeto ou de atitudes que devem ser tomadas para se chegar em algum objetivo.
Portanto, ao construir o briefing, você estará também criando uma organização de ideias, e essa organização é crucial para a realização do projeto de maneira ordenada.
Inspiração
Ao construir o briefing de um projeto você perceberá coisas que antes não conseguia.
Lá estarão todas as ideias principais e todas as sugestões que seu cliente deu para realizar aquele projeto. Ao olhar todos esses itens você pode verificar que algumas coisas estão faltando ou que outros pontos são desnecessários.
Buscar inspiração no briefing e nas ideias iniciais de seu cliente é muito saudável e pode gerar melhorias muito boas no produto em questão.
Trabalhos épicos
Não é exagero dizer que o briefing ajudar a fazer trabalhos épicos.
Algo épico é algo memorável, e algo memorável não surge do nada ou de algo feito de maneira simples. Para ser lembrado tem que ser diferenciado, inovador e bem executado.
Planejamento
O briefing possibilita planejar tudo com antecedência e não tomar nenhuma atitude precipitada e sem fundamento.
Na realidade, o objetivo do briefing é justamente este: planejar o projeto antes da execução para que tudo seja feito com consciência e eficiência.
Faça um passo a passo em ordem de importância. Siga esse passo a passo e finalize o projeto. Não tem erro!
E você fará tudo com segurança pois seu projeto foi bem planejado através do briefing.
Se você está pensando em criar um blog leia este artigo onde apresento onze erros que os iniciantes costumam cometer e acabam comprometendo seu blog.
Como usar sabiamente os roteiros de briefing
Existe todo um roteiro para se construir um briefing de qualidade.
Nesta seção, abordarei como seguir este roteiro e quais são os passos práticos que você deve seguir para construir um briefing poderoso.
Análise pré-briefing
Antes mesmo da reunião com seu cliente para definir o projeto, comece a pesquisar sobre ele.
Pesquise seus trabalhos anteriores, como é a maneira que ele lida com os projetos, quais são os produtos que ele comercializa atualmente, etc.
Fazendo isso você poderá oferecer a ele algo que ele procura e não espera que você tenha conhecimento disso. Surpreenda-o com esta análise pré-briefing.
Criação de um roteiro de briefing personalizado para aquele cliente
Agora está na hora de criar o roteiro para o briefing.
Lembre-se que cada cliente possui uma característica específica e trabalha de um jeito, portanto o roteiro para o briefing muda dependendo do cliente.
Por isso, você deve tomar muito cuidado com os modelos de briefing. Eles são muito bons, mas não são aplicáveis a todas as situações, sempre existirão exceções.
Converse com seu cliente e extraia todas as informações necessárias para fazer um roteiro personalizado exclusivamente para ele.
Checklist: Roteiro de Briefing
Para que fique mais fácil de você fazer um roteiro de briefing, sugiro que você faça uma checklist de tudo que precisa estar nesse roteiro.
Lembrando que o roteiro vem antes do briefing, ou seja, você cria o briefing a partir deste roteiro.
Vou dar um exemplo de briefing uma funil de vendas com leads. Ele pode conter os seguintes itens:
- Meta do Cliente
- Oportunidades de Vendas
- Processo de Vendas Atual
- Volume de Vendas Atual
- Ticket Médio
- Método de Geração de Leads Atual
Meta do cliente
É sempre bom saber onde o cliente quer chegar com o projeto.
Antes de iniciar o briefing, pergunte-o quais são suas metas e objetivos. “O que você quer alcançar com seu projeto?”; “Você tem um alvo final já definido?”
Essas são perguntas que também podem ser feitas na reunião inicial.
Saber as metas ajuda muito na construção do briefing, pois você tem a consciência de até onde você precisa ir com aquela estratégia e como construí-la.
Oportunidade de venda
Quantas oportunidades de venda o seu cliente precisa para vender o produto que ele está comercializando atualmente?
Faz uma diferença enorme vender na primeira oportunidade ou ter que insistir para alguém comprar seu produto.
Seu papel é fazer o produto ser vendido com o menor número de oportunidades possíveis, se possível na primeira oportunidade.
Processo de vendas atual
Você também deve conhecer de que maneira o cliente vende seus produtos atualmente.
Ele vende online? Possui uma loja física? Ele terceiriza o processo de vendas?
Essas perguntas devem ser feitas e analisadas antes do briefing, pois se a estratégia de venda atual não estiver funcionando você pode aparecer com uma nova ideia e surpreender seu cliente.
Volume de vendas atual
É importante que você saiba qual é o volume de vendas destes produtos atualmente. Pesquise e faça gráficos e estatísticas.
Dessa maneira, você poderá analisar outros fatores como: “Por que este produto não está vendendo mais do que isso?”; “Quais melhorias posso aplicar para poder aumentar o número de vendas atual”; etc.
Ticket Médio
Se trata do valor médio que seus clientes gastam em seu negócio. Seu ticket médio pode ser diário, semanal mensal ou até mesmo anual.
Para fazer este cálculo basta você pegar todo o seu lucro no período de tempo determinado e dividir pelo número de clientes que você teve neste intervalo de tempo.
Por exemplo, eu tenho uma loja de roupas de grande porte e quero calcular o ticket médio deste mês.
Suponha que meu faturamento foi de R$30.000,00 e que a loja teve um total de 300 clientes. Portanto, o meu ticket médio mensal será de R$100,00 por cliente.
Esta média é muito importante de ser analisada para que você possa verificar o quanto esta estratégia atual do cliente está funcionando e como ela poderia ser melhorada.
O seu objetivo é sempre fazer o ticket médio ficar mais alto.
Método de geração de Leads atual
Gerar leads significa transformar leitores ou apreciadores do seu trabalho em contatos de e-mail para nutrição e vendas.
Existem diversas maneiras de gerar leads: Ebooks, Webinários, templates, infográficos.
Pesquise o método do seu cliente e analise se realmente está funcionando e qual estratégia você tomaria para melhorar e gerar cada vez mais leads.
Esta foto mostra como você pode colocar o chamado para gerar leads no meio de um artigo comum.
Se você quer aprender como ganhar dinheiro na internet e quer inovar suas estratégias eu recomendo que você leia estes cinco artigos:
- Como Ganhar Dinheiro com Loja Online em 10 Passos Simples
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O Primeiro Contato: Reunião de Conexão
A reunião é uma das etapas mais importantes no desenvolvimento de um projeto pois ela definirá se o projeto realmente vai acontecer e como ele será desenvolvido.
Este será o primeiro contato direto com seu cliente, talvez não a primeira conversa, mas será a primeira vez que será discutido o decorrer do projeto e quais serão os próximos passos a serem tomados.
Portanto, essa reunião deve ser levada em consideração e você deve dar muito crédito a ela.
Como Se Preparar Para Conduzir Uma Boa Reunião
Estude sobre o cliente e sua empresa, veja os trabalhos anteriores e tente extrair o máximo de informação possível sobre o pessoal com o qual você está negociando.
Estude quais serão suas possíveis propostas e tente pensar em argumentos fortes e baseados em fatos.
Após estudar e analisar todas as questões pertinentes à reunião, faça um roteiro.
Escreva neste roteiro todas as etapas da reunião e o que será discutido em cada etapa, e caso surja algum imprevisto, não se desespere.
Manter a calma é o mais importante.
É interessante você apontar já no roteiro da reunião quais serão as possíveis adversidades e já prepare também possíveis soluções.
Dicas Para Ajudar na Reunião de Conexão
Converse e crie um vínculo com seu cliente para que assim ele possa ter confiança em você.
Mas calma, cada cliente possui um jeito diferente e uma maneira de se portar, uns são mais reservados e outros mais extrovertidos.
Logo, ao marcar a reunião, perceba qual é o jeito do seu cliente e aja a partir daí, para que você não passe vergonha no dia da reunião sendo informal ou formal demais.
Como Organizar Uma Reunião
Organize a reunião com antecedência e cumpra o seu planejamento neste encontro.
Por isso, vou apresentar alguns pontos para que suas reuniões sejam objetivas e produtivas.
Escolha as Pessoas Certas
Escolha um pessoal qualificado e que tenha algo realmente importante para passar e informações valiosas para o projeto.
Tenha convicção das pessoas que você está convocando e confie nelas. Escolha de acordo com a capacidade e a área de atuação exigida.
Organize as Reuniões
Esta primeira reunião deve ser organizada por você e pelo seu cliente.
Combine o dia, o horário e os assuntos que serão debatidos na reunião.
Priorize as Informações
Você não pode perder tempo na reunião. Por isso, a principal regra é não desperdiçar tempo. Tanto seu quanto do seu cliente.
Se houver informações interessantes, mas não relevantes para o momento, deixe para depois da reunião.
Seja simples
Uma das minhas frases preferidas foi criada pelo arquiteto alemão Ludwig Mies que é: “Menos é mais”.
Eu até entendo que muitas vezes você quer impressionar os seus clientes e isso implica mostrar uma imagem muitas vezes maior do que aquilo que você realmente é.
Contudo, na maioria das vezes é melhor ser simples e objetivo do que complexo e difícil de ser compreendido.
Fale da sua maneira e apresente suas ideias e opiniões, ouça seus clientes e acerte os detalhes. Não fuja disso.
É simples, e por incrível que pareça é o que deve ser feito!
Não se apegue ao roteiro
Um roteiro é algo muito válido e deve ser feito, pois ajuda a não perder o foco na hora da reunião, mas você não pode se prender a ele.
Muitas vezes sair do roteiro proporcionará a você novas ideias que antes não eram possíveis por conta do roteiro prender a reunião em um foco específico.
Deixe as ideias fluírem!
Mas tome muito cuidado com isso, se você deixar o roteiro de lado demais, você pode correr o risco de perder o controle da reunião.
Encontre um equilíbrio e deixe a reunião ser construída sem desordem, mas com leveza.
Encerrando a reunião
Toda reunião tem um fim.
Após apresentar seus pontos, ouvir o que todos têm a dizer e definir tudo o que será feito a partir de então, chegou a hora de encerrar a reunião.
Despeça educadamente cada um e termine o encontro.
Forneça Conclusões e Recomendações
Antes do término, faça um resume e recomende os próximos passos.
Lembre-se: fale tudo o que for necessário neste primeiro encontro.
Utilize Fatos Para Apoiar Seu Argumento
Não fale nada apenas por falar, sempre tenha um embasamento antes.
É importante que sempre que você apresentar uma ideia ou uma crítica, você tenha fatos reais para comprovar seu argumento.
Por isso, sempre que for falar algo em um reunião, use exemplos.
Sugira Ações Futuras
Deixe bem claro quais serão os próximos passos a serem tomados.
Se for necessário, sugira algumas ações que deverão ser tomadas no futuro e garanta que seu cliente aprove essas sugestões.
Mas, como é um modelo de um briefing? Veja um exemplo
Como eu já disse acima, existem vários modelos de briefing que são muito diferentes entre si.
Porém, há algumas questões que devem conter em todo modelo de briefing já feito.
Algumas dessas questões são:
- Qual é o produto/serviço a ser desenvolvido?
- Quem é o responsável por fabricar seu produto?
- Qual o público-alvo e o mercado-alvo?
- Com quais materiais seu produto será feito?
- Como o produto é aceito pelo mercado?
- Quais são os objetivos e visão do projeto?
- Quais são os benefícios que o produto oferece para os seus clientes?
- Quais seus principais concorrentes?
- Quais são os diferenciais do produto em relação aos concorrentes?
- Qual é o público que compra o seu produto?
- Qual a expectativa para o projeto?
Essas questões são cruciais e não devem faltar em nenhum modelo de briefing.
Modelo de Briefing: Exemplo
Eu fiz o download de um modelo de briefing do blog des1gnon e mostrarei como este modelo foi feito.
Nessa primeira etapa estão aquelas perguntas cruciais que precisam ter em todo briefing, iguais aquelas que coloquei logo acima.
Nesta segunda etapa, constam aquelas perguntas que são importantes porém não influenciam diretamente na qualidade do produto final.
Essas perguntas servem como base para que você possa melhorar suas estratégias e atitudes e deixar o produto mais parecido com aquilo que o cliente espera e deseja.
Por último você tem os prazos. É importante colocar os prazos de todas as atividades que serão feitas, como já havia dito antes.
Você pode adicionar o cronograma diretamente no briefing ou tratá-los como coisas separadas. Recomendo que você coloque os dois juntos.
Otimizando o Documento
Agora que você terminou seu briefing é importante revisá-lo para otimizar o documento e deixá-lo melhor ainda.
Leia e releia e arrume os pontos que achar mais conveniente.
É interessante mostrar para outras pessoas envolvidas no projeto e analisar as críticas ao seu briefing e arrumá-lo de acordo com o seu ponto de vista sobre essas críticas.
Removendo a Linguagem Técnica
O briefing será visualizado pelo cliente e por todos aqueles que irão trabalhar no projeto, por isso é necessário que o documento seja de fácil entendimento.
Tente retirar a linguagem técnica e substituí-la por uma linguagem mais simples mas que ainda assim transmita a mesma ideia de maneira clara.
A linguagem técnica é necessária às vezes, porém em algumas situações ela dificulta o entendimento para certas pessoas.
Mantenha a Lógica da Estrutura
Um briefing desorganizado é a pior coisa que existe!
Ele deve conter uma estrutura para identificar e apresentar o problema, e mostrar jeitos e estratégias de como resolvê-lo.
Essa é a ordem lógica de todo briefing. Revise e veja se o seu briefing está em uma ordem decente, pois se não estiver, o trabalho pode ser prejudicado pela falta de organização deste documento.
Conclusão
Agora você já pode dar início aos seus projetos!
Utilize todas as dicas que deixei para você neste artigo.
Converse com o cliente, marque uma reunião e apresente todas as suas ideias e ouça as ideias dele também. Entrem em um acordo e comece a fazer o briefing.
Seu briefing deve ser um resumo de todo o projeto e, a partir dele devem surgir todas as estratégias e atitudes a serem tomadas.
Se for necessário, use modelos prontos de briefing e tente entregar o melhor produto possível.
Tenha planejamento, organização e dedicação.
Com certeza o briefing fará diferença em seus projetos!
